A2 · Two emails, one dossier
La pièce jointe du deuxième message
Lundi matin, Aïcha prépare son dossier pour un atelier de quartier. Le service demande deux fichiers : le formulaire signé et une attestation d’activité. Aïcha écrit un courriel avec la référence1 D-42 dans l’objet. Elle joint le formulaire, puis elle clique sur « envoyer ». L’attestation reste dans un autre dossier sur son ordinateur.
À dix heures, le service répond : « Nous avons reçu formulaire-signe.pdf. Il manque attestation-activite.pdf. Merci de nous envoyer ce deuxième fichier. » Aïcha lit le message et regarde les pièces jointes2 de son premier courriel. Il n’y en a qu’une. Elle comprend son oubli.
Elle retrouve l’attestation et écrit un nouveau message avec la même référence D-42. Cette fois, elle joint attestation-activite.pdf. Dans le texte, elle précise que le formulaire est déjà dans son premier courriel.
Un peu plus tard, un agent ouvre les deux messages. Il associe les deux fichiers3 au même dossier grâce à la référence. Il vérifie les documents et envoie une confirmation4 : « Nous avons maintenant les deux pièces demandées. Votre dossier est complet pour cette étape. »
Aïcha garde les deux courriels envoyés et la réponse du service dans un dossier de sa messagerie5. Elle sait que les pièces sont reçues. La confirmation ne donne pas encore le résultat de son inscription6 à l’atelier.
Read it in English
On Monday morning, Aïcha prepares her application for a neighbourhood workshop. The service requests two files: the signed form and an activity certificate. Aïcha writes an email with reference D-42 in the subject. She attaches the form, then clicks send. The certificate remains in another folder on her computer.
At ten, the service replies: “We have received formulaire-signe.pdf. The file attestation-activite.pdf is missing. Please send us this second file.” Aïcha reads the message and looks at the attachments in her first email. There is only one. She understands her omission.
She finds the certificate and writes a new message with the same D-42 reference. This time, she attaches attestation-activite.pdf. In the text, she specifies that the form is already in her first email.
A little later, an officer opens both messages. He connects the two files to the same application using the reference. He checks the documents and sends a confirmation: “We now have the two requested items. Your file is complete for this stage.”
Aïcha keeps both sent emails and the service’s reply in an email folder. She knows the documents have been received. The confirmation does not yet give the result of her workshop enrolment.