Vous devez transmettre un dossier à une nouvelle collègue en deux jours. Trois réponses de partenaires sont encore attendues et un test final est prévu la semaine suivante. Écrivez à votre responsable pour demander une transition en deux étapes. Justifiez votre demande, proposez des dates précises et répondez à sa crainte d’une interruption du service. Rédigez au moins 250 mots.
(250 mots minimum)
Write to your manager requesting a two-stage handover. Explain the unfinished work, propose dates and address service continuity. Write at least 250 words.
Your answer
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Madame,
Je vous écris au sujet de la transmission du dossier Horizon à notre nouvelle collègue, prévue pour les 10 et 11 juin. Je comprends votre souhait de clarifier rapidement les responsabilités. Cependant, je souhaiterais proposer une transition en deux étapes, qui permettrait de sécuriser la reprise tout en maintenant le service.
En effet, trois réponses de partenaires sont encore attendues. Elles détermineront le contenu du tableau de suivi et les consignes à transmettre. De plus, le test final aura lieu le 17 juin. Une transmission considérée comme terminée dès le 11 laisserait donc plusieurs informations essentielles à vérifier après mon départ du dossier.
Je propose de consacrer les 10 et 11 juin à la présentation des documents, des accès et des contacts. Dès le 12, Léa deviendrait l’interlocutrice principale pour les demandes courantes. Je resterais disponible pour une courte réunion quotidienne jusqu’au 18, afin de traiter avec elle les réponses reçues et les résultats du test.
Cette organisation répondrait aussi à votre inquiétude concernant la continuité du service. Les demandes urgentes seraient centralisées dans une boîte partagée, consultée chaque matin. Chaque action aurait un responsable clairement indiqué, et les partenaires recevraient un message commun présentant le changement de contact. Nous éviterions ainsi les réponses contradictoires et les dossiers laissés sans suivi.
Je suis consciente que cette période mobiliserait encore une partie de mon temps. Pour limiter cette charge, je propose de préparer dès maintenant une note recensant les points ouverts et de réserver les échanges quotidiens aux difficultés réellement bloquantes. Un bilan le 18 juin permettrait ensuite de confirmer la fin de la transition.
Pourriez-vous me faire connaître votre décision avant le 7 juin ? Je pourrai ainsi organiser les rendez-vous et prévenir Léa dans de bonnes conditions.
Je vous remercie de l’attention portée à cette proposition et vous prie d’agréer, Madame, mes salutations distinguées.