A short project assessment
Un formulaire plus simple, une réponse toujours lente
En juin, notre équipe a remplacé le formulaire d’inscription. L’objectif était double : faciliter les démarches et répondre à chaque demande sous trois jours. Le nouveau formulaire ne comporte plus que six questions. Les usagers le remplissent plus vite et demandent moins souvent de l’aide.
Cependant, les demandes arrivent toujours dans trois boîtes de réception différentes. Une même demande passe parfois par deux services avant de trouver le bon interlocuteur. Le mois dernier, le délai moyen1 de réponse était encore de huit jours. Force est de constater que la simplification du formulaire n’a pas suffi à raccourcir2 ce délai.
L’équipe propose donc de centraliser les demandes3 et de désigner une personne responsable de leur répartition. Le formulaire a facilité l’inscription ; la prochaine étape concerne le traitement des dossiers.
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In June, our team replaced the registration form. The aim was twofold: to make the process easier and answer every request within three days. The new form has only six questions. Users complete it faster and ask for help less often.
However, requests still arrive in three different inboxes. The same request sometimes passes through two departments before reaching the right person. Last month, the average response time was still eight days. We must acknowledge that simplifying the form has not been enough to shorten that time.
The team therefore proposes centralising requests and appointing someone to allocate them. The form has made registration easier; the next stage concerns processing applications.