Una breve evaluación de proyecto
Un formulaire plus simple, une réponse toujours lente
En juin, notre équipe a remplacé le formulaire d’inscription. L’objectif était double : faciliter les démarches et répondre à chaque demande sous trois jours. Le nouveau formulaire ne comporte plus que six questions. Les usagers le remplissent plus vite et demandent moins souvent de l’aide.
Cependant, les demandes arrivent toujours dans trois boîtes de réception différentes. Une même demande passe parfois par deux services avant de trouver le bon interlocuteur. Le mois dernier, le délai moyen1 de réponse était encore de huit jours. Force est de constater que la simplification du formulaire n’a pas suffi à raccourcir2 ce délai.
L’équipe propose donc de centraliser les demandes3 et de désigner une personne responsable de leur répartition. Le formulaire a facilité l’inscription ; la prochaine étape concerne le traitement des dossiers.
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En junio, nuestro equipo sustituyó el formulario de inscripción. El objetivo era doble: facilitar los trámites y responder a cada solicitud en un máximo de tres días. El nuevo formulario solo tiene seis preguntas. Los usuarios lo completan más rápido y piden ayuda con menos frecuencia.
Sin embargo, las solicitudes siguen llegando a tres bandejas de entrada distintas. Una misma solicitud pasa a veces por dos departamentos antes de llegar a la persona adecuada. El mes pasado, el tiempo medio de respuesta aún era de ocho días. Debemos reconocer que simplificar el formulario no ha bastado para acortar ese tiempo.
Por lo tanto, el equipo propone centralizar las solicitudes y nombrar a alguien para distribuirlas. El formulario ha facilitado la inscripción; la siguiente etapa se centra en tramitar las solicitudes.