Verb drill
C1 French handover email: practise precise requests and status updates
Write a clear French volunteer handover. Study a complete email, then practise ten forms that distinguish finished work, open duties and polite requests.
- C1
- 10 answers
- Checked all at once
- Accents count
- Learn this in the C1 notebook →
In short
A clear handover names what is ready, what remains open and what the recipient should organise next. Use a été mis à jour for completed work, reste vacant for the open shift and Pourriez-vous préciser… ? for the request.
Yellow the idea to rememberBlue French to learn
Vous quittez l’équipe d’accueil d’une association. Le carnet des contacts a été mis à jour et les consignes de fermeture sont dans le dossier commun. Le créneau du mercredi reste sans titulaire. Une nouvelle bénévole souhaite découvrir l’accueil ; elle n’a pas accepté de prendre ce créneau. Vous écrivez à la coordinatrice pour transmettre ces informations et lui demander qui présentera le fonctionnement à cette personne.
You are leaving an association’s reception team. The contact book is up to date and the closing instructions are in the shared folder. Wednesday still has no assigned volunteer. A new volunteer wants to learn about reception; she has not accepted this shift. Write to the coordinator with these updates and ask who will introduce her to the work.
| Purpose | French pattern | What it tells the reader |
|---|---|---|
| Record completion | Les documents ont été déposés. | The documents are available. |
| Identify an open point | La permanence reste à organiser. | Someone still needs to organise cover. |
| Request a decision | Pourriez-vous désigner une personne ? | The recipient is asked to choose someone. |
Study the complete handover email
Objet : passation de l’accueil Bonjour Madame, Avant mon départ, je vous transmets les éléments préparés pour la suite. Le carnet des contacts a été mis à jour et les consignes de fermeture ont été déposées dans le dossier commun. La passation documentaire est donc terminée. Le créneau du mercredi reste toutefois vacant. La nouvelle bénévole souhaite découvrir l’accueil, mais elle ne s’est pas engagée à assurer cette permanence. Je ne l’ai donc pas inscrite au planning. Pourriez-vous préciser qui lui présentera le fonctionnement de l’accueil ? Une présentation sur place lui permettrait de poser ses questions avant de se prononcer sur un engagement régulier. Je vous remercie également de m’indiquer comment le créneau du mercredi sera pris en charge. Les documents sont prêts ; la présentation et la répartition des permanences restent à organiser. Bien cordialement, Camille
Subject: reception handover. Dear Madam, Before leaving, I am passing on the materials prepared for the next stage. The contact book is up to date and the closing instructions have been placed in the shared folder. The document handover is complete. However, Wednesday remains vacant. The new volunteer wants to learn about reception but has not committed to covering this shift, so I have not put her on the rota. Could you specify who will introduce her to reception? An on-site introduction would let her ask questions before deciding about a regular commitment. Please also tell me how Wednesday will be covered. The documents are ready; the introduction and allocation of shifts still need organising. Kind regards, Camille.
At reception: four useful nouns
Find:
Now complete each gap using the form named in brackets. Keep the completed documents separate from the open shift. In the final two requests, use the conditional with vous.
1 · Completion, agreement and responsibility
- Le carnet a été à jour. (mettre: past participle)
- Les consignes ont été dans le dossier. (déposer: agree with les consignes)
- La passation documentaire est . (terminer: agree with la passation)
- Les créneaux du mercredi restent . (vacant: plural)
- La bénévole ne s’est pas à assurer la permanence. (s’engager: past participle, feminine)
- Avant de , elle souhaite découvrir l’accueil. (se prononcer: after avant de)
- Une présentation lui de poser ses questions. (permettre: present conditional)
- La présentation et la répartition à organiser. (rester: present)
- -vous désigner une personne ? (pouvoir: present conditional with vous)
- -vous confirmer la prochaine étape ? (vouloir: present conditional with vous)